მკითხველზე ორიენტირებული წერის მანერა  ბიზნეს კომუნიკაციაში

Covid-19-მა მკვეთრად შეცვალა თითოეული ჩვენგანის ცხოვრების სტილი, სოციალურმა დისტანციამ და სამუშაოს შინიდან შესრულების აუცილებლობამ  ბიზნეს კომუნიკაცია, კერძოდ კი წერილობითი კომუნიკაცია კიდევ უფრო მნიშვნელოვანი გადახა. 

დღესდღეობით წერილობითი კომუნიკაციის დახმარებით ხდება ძირითადი ინფორმაციის მიწოდება, მათ შორის: სამომავლო გეგმების დასახვა, პროექტების განხილვა, ანგარიშების წარდგენა და ა.შ.

დამსაქმებელთან პირველადი კომუნიკაციაც ძირითადად ელექტრონული მიმოწერის დახმარებით ხორციელდება. შესაბამისად კოლეგებთან თუ დამსაქმებელთან კომუნიკაციისას მნიშვნელოვანია მკითხველზე ორიენტირებული წერის მანერის დაცვა და აღნიშნულით თანამოსაუბრეზე დადებითი შთაბეჭდილების მოხდენა.

წერილობითი კომუნიკაციისას:

გამოხატეთ ემპათია (თანაგანცდა) - გახსოვდეთ, რომ მიმოწერის მეორე მხარეს ადამიანები არიან, შეხედეთ მოვლენებს მათი თვალით. სცადეთ, ელექტრონული წერილის მომზადებისას საკუთარი თავი მკითხველის ადგილას დააყენოთ.

პასუხი გაეცით შემდეგ შეკითხვებს:

1. რამდენად გასაგებია წერილის შინაარსი?
2. ტექსტში რომელიმე მონაკვეთი ხომ არ არის ორაზროვანი?  

შეინარჩუნეთ ნეიტრალური ტონი - თავი აარიდეთ იმპერატიული წერის მანერას, დამადანაშაულებელ ინტონაციას და სარკაზმს.მაქსიმალურად შეინარჩუნეთ ნეიტრალური ტონი. ბიზნეს კომუნიკაციისას სიფრთხილით მოეკიდეთ სასვენი ნიშნების გამოყენებას, განსაკუთრებით კი ძახილის ნიშანს.

პასუხი გაეცით შემდეგ შეკითხვებს:  

1. რა ტიპის დამოკიდებულებას გამოხატავს  შეტყობინება?
2. ელექტრონული წერილის წაკითხვისას მკითხველს რა ტიპის ემოცია გაუჩნდება?

ხაზი გაუსვით პოზიტიურ კომპონენტს - ეცადეთ თავი აარიდოთ ნეგატიურ ფორმულირებას და უარყოფის გამომხატველ ფრაზებს. ელექტრონული მიმოწერისას:

მაგალითად,

"ნუ დაარღვევთ წესები" -ს ნაცვლად გამოიყენეთ ფორმულირება "გთხოვთ, დაიცავით წესები".

"ჩვენ ფიზიკურ პირებს არ ვემსახურებით"- ს ნაცვლად "ჩვენ იურიდიულ პირებს ვემსახურებით".

"არ მაქვს უფლება თანხმობის გარეშე გავცე ინფორმაცია"- ს ნაცვლად "თანხმობის შემთხვევაში მოგაწვდით ინფორმაციას".

ყურადღება გაამახვილეთ იმაზე თუ რისი გაკეთებაა შესაძლებელი. რა არის შეტყობინების ძლიერი (პოზიტიური) მხარე.

მაგალითად,

"არ ვიცი როდის შევძლებ სწავლის დასრულებას“-ს ნაცვლად „სწავლის დასრულებას მომავალი ორი წლის მანძილზე ვგეგმავ".

"საჭიროების შემთხვევაში შეგიძლია დარეკვა“- ს ნაცვლად „კითხვების არსებობის შემთხვევაში გთხოვთ დამირეკეთ".

როდესაც ნეგატიური ინფორმაციის მიწოდება გარდაუვალია ეცადეთ მაქსიმალურად ტაქტიანად მიაწოდოთ ის და მკითხველს ელექტრონულ მიმოწერაში შესთავაზოთ პრობლემის დაძლევის გზები.

მაგალითად,

"თქვენ ვერ შეძლებთ სტუდენტური ბარათის გამოყენებას უნივერსიტეტში არსებულ რამოდენიმე ბანკომატში. მხოლოდ ბიბლიოთეკაში არსებული ბანკომატი მუშაობს სტუდენტურ ბარათზე. სტუდენტურ ბარათს ასევე ვერ გამოიყენებთ ცენტრალურ შენობის მეორე და მესამე შესასვლელში არსებულ ბანკომატებში"

ნაცვლად

"თქვენ შეგიძლიათ სტუდენტური ბარათის გამოყენება ბიბლიოთეკაში არსებული ბანკომატში".

ყურადღება გაამახვილეთ მკითხველის სარგებელზე - ადამიანები თავისი ბუნებიდან გამომდინარე მაქსიმალურად ცდილობენ თავი აარიდონ გაურკვევლობას, შესაბამისად მიმოწერისას ისინი მაქსიმალურად ცდილობენ მიიღონ ზუსტი ინფორმაცია მიმდინარე გეგმებზე და დასახულ მიზნებზე.

გამოხატეთ პატივისცემა მკითხველის მიმართ - ელექტრონული მიმოწერისას თავი აარიდეთ მკითხველის დადანაშაულებას.

მაგალითად,

"სანამ შვებულების ფორმას გამოაგზვანით აუცილებლად მიიღე დასტური და ხელმოწერა უშუალო ხელმძღვანელისგან"- ს ნაცვლად "შვებულების ფორმის სრულად შევსების მიზნით უშუალო ხელმძვანელის დასტური და ხელმოწერაა საჭირო".

ეფექტური კომუნიკატორი (კომუნიკაციის განმხორციელებელი) მკითხველს უნდა აწვდიდეს ინფორმაციას შემდეგ კომპონენტებზე:

1. რა ტიპის ნაბიჯებია დაგეგმილი?
2. როდის იგეგმება ესა თუ ის ქმედება?
3. როგორ იგეგმება მათი განხორციელება, რა ტიპის ნაბიჯების განხორციელებაა დაგეგმილი?

ამ და ბიზნეს კომუნიკაციასთან დაკავშირებულ ბევრ სხვა საინტერესო საკითხე დამატებითი ინფორმაციის მიღება შესაძლებელია უწყვეტი განათლების ცენტრის ტრენინგზე "ბიზნეს კომუნიკაცია".

მასალა მოამზადა თეონა კუპატაძემ

ტრენინგკურს "ბიზნეს კომუნიკაციის" ავტორი და ტრენერი